Instrucciones de Contratación. Procedimiento General de Adjudicación

El procedimiento general para la adjudicación de contratos de IDAE, constará de las siguientes fases:

  • Pliegos.
  • Publicidad y petición de ofertas.
  • Recepción y comparación de ofertas.
  • Propuesta de Adjudicación.
  • Aprobación de Adjudicación.
  • Perfección y formalización de contratos.

5.1.- PLIEGOS

En los casos de contratos cuyo valor estimado supere los 50.000 € (IVA excluido), será preceptiva la elaboración de Pliegos (especificaciones/condiciones particulares/condiciones generales) en los que se establezcan los siguientes extremos en el caso de ser de aplicación:

a. Pliego Técnico:

i. alcance y características técnicas de las obras, suministros o servicios requeridos,

ii. prestaciones y garantías técnicas requeridas,

iii. Pruebas y control de calidad de aplicación,

iv. penalizaciones de aplicación en caso de incumplimiento,

v. el régimen de admisión de variantes.

b. Pliego de condiciones particulares y generales:

i. características básicas del contrato,

ii. contenido y forma de presentar las ofertas,

iii. Presupuesto de aplicación,

iv. criterios de adjudicación. Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta económicamente más ventajosa deberá atenderse a criterios directamente vinculados al objeto del contrato, tales como la calidad, el precio, el plazo de ejecución o entrega de la prestación, el coste de utilización, las características estéticas o funcionales, la disponibilidad y coste de los repuestos, el mantenimiento, la asistencia técnica, el servicio postventa u otros semejantes.

Cuando sólo se utilice un criterio de adjudicación o no se indique ninguno, éste ha de ser, necesariamente, el del precio más bajo.

En la determinación de los criterios de adjudicación se dará preponderancia a aquéllos que hagan referencia a características del objeto del contrato que puedan valorarse mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la mera aplicación de las fórmulas establecidas en los pliegos.

Cuando se tome en consideración más de un criterio, deberá precisarse la ponderación relativa atribuida a cada uno de ellos. Cuando, por razones debidamente justificadas, no sea posible ponderar los criterios elegidos, éstos se enumerarán por orden decreciente de importancia.

v. garantías que deberán de constituir, en su caso, los licitadores o el adjudicatario,

vi. En los casos en que proceda, deberá incluirse en los pliegos la información establecida en al art. 104 de la LCSP, en relación a las condiciones de subrogación de contratos de trabajo.

En todo caso, para los contratos de servicios de las categorías 17 a 27 del Anexo II de la LCSP, deberán de elaborarse pliegos de prescripciones técnicas con el contenido previsto en el artículo 121.1 de la LCSP.

Estos pliegos serán parte integrante del contrato que se suscriba.

5.2.- PUBLICIDAD Y PETICIÓN DE OFERTAS

Con el fin de dar publicidad a la solicitud de ofertas, la información relativa a la licitación se insertará en el Perfil de Contratante que se dispondrá en la página Web oficial de IDAE, mediante procedimiento que permita dejar constancia de la fecha en que se hace pública.

La información que se hará pública contendrá, al menos, los siguientes extremos:

  • Anuncio de licitación con:
    i. identificación de la entidad contratante
    ii. objeto del contrato: tipo y cuantía
    iii. fecha en que concluye el plazo para presentar ofertas
    iv. Lugar de presentación, obtención de documentación e información adicional
  • Pliegos en formato electrónico. Estos pliegos estarán también disponibles para poder ser retirados por los interesados en la dirección electrónica que se indique en el anuncio.

De forma adicional a la publicidad anterior, y con el fin de garantizar suficiente concurrencia en los procedimientos, el Departamento de Contratación, Compras y Servicios, de forma coordinada con el “Departamento” que plantea la necesidad, podrán acordar, la remisión de invitación por escrito (fax, carta o correo electrónico), a las empresas que a su juicio puedan cumplir de forma mas adecuada con la cualificación requerida para llevar a cabo el contrato de que se trate, en función de la especificación de los suministros, obras o servicios a realizar, el tipo de proyecto, la ubicación geográfica y las necesidades de la instalación a la que va destinado. La remisión de invitación no podrá suponer ningún tipo de privilegio para la empresa invitada, suponiendo simplemente una puesta en conocimiento de dicha empresa de la existencia del proceso de licitación.

El plazo a otorgar para la confección y presentación de ofertas se adecuará a las necesidades específicas de cada solicitud, debiendo ser, en cualquier caso, un plazo que permita razonablemente la presentación de la documentación requerida. Con carácter general y salvo casos de urgencia que deberán ser convenientemente justificados, el plazo mínimo será de veinte días naturales. En casos de urgencia justificada o simplicidad manifiesta en la preparación de la oferta por parte de los empresarios, se podrán acortar los plazos de presentación, siempre que el plazo fijado sea suficiente para permitir a las empresas realizar una evaluación adecuada y formular sus ofertas.

Los contratos menores, de acuerdo a la definición que de ellos se hace en el art. 122 de la LCSP (importe inferior a 50.000 € para contratos de obra, e importe inferior a 18.000 € para contratos de suministro y servicio), estarán exentos de la publicidad que aquí se establece. En estos casos, será suficiente la invitación a presentar ofertas a las empresas consideradas mas adecuadas, de forma que se contraste, mediante la concurrencia de al menos 3 ofertas (siempre que ello sea posible), que la adjudicación recae sobre la oferta mas ventajosa económicamente.

5.3.- RECEPCIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS

Las ofertas serán recibidas en registro central de IDAE, quién dejará constancia del momento en que se reciben y las remitirá al Departamento de Contratación, Compras y Servicios. Las ofertas recibidas fuera de plazo, no serán tenidas en cuenta para la adjudicación.

El Departamento de Contratación, Compras y Servicios remitirá copia de las ofertas recibidas, al Departamento o Unidad correspondiente de IDAE

El Departamento o Unidad correspondiente con el apoyo del Departamento de Contratación, Compras y Servicios analizará, homogeneizará y tabulará las ofertas evaluando los aspectos técnicos, de plazo o cualquier otro que pueda afectar al desarrollo del proyecto en cuestión, todo ello conforme a los criterios que se hubieran establecido en los Pliegos y solicitando a los oferentes, las aclaraciones que sean precisas para poder valorar adecuadamente las propuestas.

El Departamento o Unidad correspondiente con el apoyo del Departamento de Contratación, Compras y Servicios, preparará un informe de tabulación técnico-económica. Asimismo, formulando Propuesta de Adjudicación que elevará al Órgano de Contratación correspondiente.

En caso de que ningún oferente cumpla los requisitos para la adjudicación se podrá proponer dejar desierto el concurso.

En aquellos casos en que por el tipo de obra, suministro o servicio, o por razones de mercado, no se haya podido obtener ofertas de acuerdo al procedimiento anteriormente establecido, se podrá realizar una solicitud particularizada a diferentes empresas, en el número que, de acuerdo a las posibilidades, garantice la contratación en las mejores condiciones técnico-económicas y de plazo para IDAE. En estos casos, se razonarán los motivos que justifican el procedimiento utilizado, presentando informe adjunto a la Propuesta de Adjudicación.

La propuesta de adjudicación deberá presentarse al Comité de Adjudicaciones en el plazo máximo de 2 meses desde la fecha límite de recepción de ofertas.

5.4.- APROBACIÓN DE ADJUDICACIÓN

Los Órganos de Contratación competentes aprobarán, en su caso, la adjudicación correspondiente, definiendo el adjudicatario, importe de adjudicación y resto de condiciones para la formalización y perfección del contrato.

Las propuestas por importe superior a 6.010 €, deberán ser informadas por el Comité de Adjudicaciones previa su presentación a Comité de Dirección, quien a su vez, informará las propuestas que superen el importe de 120.202 €.

Una vez aprobada la adjudicación por el Órgano de Contratación competente, será notificada al adjudicatario y resto de licitadores, publicándose la misma en el Perfil de Contratante de la página Web de IDAE, en el plazo máximo de 15 días hábiles desde la aprobación por parte el Órgano de Contratación.

En la notificación al adjudicatario se le requerirá para que aporte la documentación necesaria para la firma del contrato, así como, en su caso la fecha inicio de los trabajos.

La adjudicación se deberá realizar en el plazo máximo de tres meses a contar desde la fecha límite de entrega de ofertas.

5.5.- PERFECCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE CONTRATOS

Los contratos se perfeccionarán mediante la adjudicación realizada por el Órgano de Contratación, cualquiera que sea el sistema empleado,

Los contratos se formalizarán en documento privado, dentro del plazo de 15 días hábiles, si el adjudicatario es un empresario individual, o de 30 días naturales si es una U.T.E., contados desde el siguiente al de la notificación de la adjudicación.

En el caso de que por causas imputables al adjudicatario no pudiera llevarse a efecto el correspondiente contrato en los plazos establecidos, el órgano de contratación podrá declarar resuelto el contrato y adjudicarlo a la empresa que hubiera hecho la siguiente oferta económicamente más ventajosa, siempre que ésta preste su conformidad. En el caso de que no prestase su conformidad o no se pudiera adjudicar el contrato por causa imputable a esta empresa, se podrán realizar sucesivos ofrecimientos a las restantes empresas licitantes siguiendo el orden de puntuación obtenido.

El contrato a formalizar se basará en los documentos que hubieran servido de base a la adjudicación y condiciones que hubiera impuesto el Órgano de Contratación.

El conocimiento de las controversias que surjan en relación a la preparación, adjudicación, cumplimiento, efectos y extinción de los contratos formalizados corresponderá a los órganos judiciales del orden jurisdiccional civil (art. 21.2 LCSP). Lo anterior se entiende sin perjuicio de que, en los contratos se pueda incluir, si se estima conveniente, una cláusula de sumisión al arbitraje previsto en la Ley 60/2003, de 23 de diciembre, de Arbitraje, para la solución de las diferencias que puedan surgir sobre los efectos, cumplimiento y extinción (art. 39 de la LCSP).

No obstante, las controversias suscitadas con motivo de los contratos de servicios de las categorías 17 a 27 del Anexo II de la LCSP serán susceptibles del recurso especial en materia de contratación del artículo 37 de la LCSP, contra cuya resolución será competente para conocer la jurisdicción contencioso-administrativa.